Prozesse

Prozesse, die von allein laufen.

Sie wissen, wie Ihr Betrieb laufen soll. Wir schauen uns an, wie es heute läuft, und bauen die Schritte dazwischen so, dass sie ohne Abtippen und Hinterhertelefonieren funktionieren.

Ihre Software bleibt dabei meistens, wie sie ist. Wir sorgen dafür, dass die Dinge drumherum von allein laufen.

Was bei Ihnen von allein laufen kann.

Eine Auswahl. Bei jedem Prozess steht, wie es heute in vielen Betrieben läuft, und wie es danach läuft.

• Anfragen annehmen

  Heute

  Anfragen kommen über die Webseite, per Mail, per Anruf und per WhatsApp. Jemand tippt sie ab, manchmal zweimal.

  Danach

  Jede Anfrage steht sofort mit allen Daten an einer Stelle. Nichts geht verloren, nichts wird abgetippt.

• Angebote schreiben

  Heute

  Die Daten aus der Anfrage werden in die Vorlage kopiert. Das Angebot wartet, bis jemand Zeit dafür hat.

  Danach

  Das Angebot entsteht aus der Anfrage, mit Ihren Positionen und Preisen. Es geht in Minuten raus, nicht in Tagen.

• Angebote nachfassen

  Heute

  Offene Angebote geraten in Vergessenheit. Wer nachfragt, tut es aus dem Kopf.

  Danach

  Nach ein paar Tagen geht eine freundliche Erinnerung an den Kunden raus. Ohne dass jemand daran denken muss.

• Termine planen

  Heute

  Der Kunde ruft an, das Büro sucht im Kalender, ruft zurück. Manchmal dreimal hin und her.

  Danach

  Der Kunde wählt einen freien Termin selbst. Er steht im Kalender des richtigen Teams, mit Adresse und Auftrag.

• Vom Auftrag zur Rechnung

  Heute

  Kunde anlegen, Rechnung in Word, Termin eintragen, Ordner anlegen. Ein halber Vormittag pro Auftrag.

  Danach

  Der Auftrag wird auf „abgeschlossen“ geschoben. Drei Sekunden später ist alles erledigt.

  Projekt ansehen: Vom Auftrag zur Rechnung

• Zahlungen und Mahnungen

  Heute

  Wer hat bezahlt, wer nicht? Jemand geht die Liste durch und schreibt Erinnerungen von Hand.

  Danach

  Offene Rechnungen fallen von allein auf. Die Zahlungserinnerung geht raus, ohne dass jemand nachschauen muss.

• Stunden erfassen

  Heute

  Stundenzettel auf Papier, am Ende der Woche im Büro abgetippt. Manche fehlen.

  Danach

  Die Monteure erfassen ihre Zeit am Handy. Die Stunden landen direkt am Auftrag und in der Abrechnung.

• Baustelle dokumentieren

  Heute

  Fotos bleiben auf dem Handy des Monteurs, Notizen auf Zetteln. Bei Rückfragen sucht das Büro.

  Danach

  Fotos und Notizen landen am Auftrag, in dem Moment, in dem sie entstehen. Jeder im Büro sieht sie.

• Kunden auf dem Laufenden halten

  Heute

  „Wann kommt Ihr Monteur?“ Das Büro schaut nach und ruft zurück. Bei jedem Kunden.

  Danach

  Der Kunde bekommt von allein eine Nachricht: Termin bestätigt, Monteur unterwegs, Auftrag erledigt.

• Formulare und Förderanträge

  Heute

  Neue Förderrichtlinie, neues PDF. Wer baut das, und wann? Versionen gehen hin und her.

  Danach

  Ihr Team ändert Felder und Auswahllisten selbst. Das Formular geht per Link an Energieberater oder Kunden.

  Projekt ansehen: Formulare und Förderanträge

• Wartung und wiederkehrende Termine

  Heute

  Wartungen stehen irgendwo in einer Liste. Manche gehen unter, der Kunde ruft woanders an.

  Danach

  Der Kunde bekommt rechtzeitig eine Erinnerung. Der Wartungstermin landet im Kalender, Jahr für Jahr.

• Material und Bestellungen

  Heute

  Auf der Baustelle fehlt Material. Bestellungen laufen per Zuruf und Zettel.

  Danach

  Was für den Auftrag gebraucht wird, steht auf einer Liste. Die Bestellung geht daraus raus, nichts wird vergessen.

• Mitarbeiter einrichten

  Heute

  Mail-Konto, Handy, Zugänge, Verteiler: alles einzeln, alles per Zuruf. Beim Ausscheiden noch einmal.

  Danach

  Ein Klick, und alles ist eingerichtet. Ein Klick, und alles ist abgeschaltet.

  Projekt ansehen: Mitarbeiter einrichten

• Bewertungen sammeln

  Heute

  Zufriedene Kunden gibt es viele. Bewertungen bei Google wenige, weil niemand danach fragt.

  Danach

  Nach dem Auftrag geht eine kurze Bitte um Bewertung raus. Mit Link, ein Tipp genügt.

• Telefon, wenn alle draußen sind

  Heute

  Das Telefon klingelt, alle sind auf der Baustelle. Der Kunde ruft beim Nächsten an.

  Danach

  Jeder Anruf wird angenommen und landet als Rückruf auf der Liste im Büro. Mit Name, Nummer und Anliegen.

• Rechnungen von Lieferanten

  Heute

  Eingangsrechnungen liegen im Postfach und auf dem Schreibtisch. Jemand tippt sie in die Buchhaltung.

  Danach

  Die Rechnung wird gelesen, dem Auftrag zugeordnet und an die Buchhaltung übergeben. Ohne Abtippen.